Personalmanagement
Gegenstand des Personalmanagements ist die Führung von Mitarbeitern und die Gestaltung von Personalmanagement-Systemen für den Mitarbeiterfluss (Bedarf, Entwicklung, Freisetzung), sowie deren gerechte Be- und Entlohnung.
Ein funktionierendes Personalmanagement plant langfristig auf strategischer Ebene als Unterstützung zu Unternehmensentscheidungen. Dabei hat es wirtschaftliche und soziale Ziele zu beachten.
Ein Beispiel ist der Ersatz von Mitarbeitern durch Maschinen: Dies führe auf wirtschaftlicher Ebene zu Kostensenkungen, würde aber auch zu einem etwaigen Imageverlust führen, da die sozialen Ziele des Unternehmens negiert wurden.
Personal beschaffen
Das Ziel von Unternehmen liegt zweifelsohne dabei, durch eine ständig begleitende Personalbeschaffung eine Unterdeckung an Fachkräften zu verhindern. Offene Stellen müssen zeitig durch qualifizierte Arbeitskräfte besetzt werden. Für jede Stelle existiert eine genaue Stellenbeschreibung, die die Aufgaben und Pflichten strukturiert zusammenfasst. Dies ist die Grundlage für die Neu- oder Ersatzbeschaffung von Personal.
Interne Personalbeschaffung
Besonders naheliegend ist es, zunächst innerhalb des Unternehmens Mitarbeiter zu übernehmen, wenn an anderen Stellen gerade Personal abgebaut wird oder Auszubildende ausgelernt haben. Bei höheren Positionen kann eine interne Personalbeschaffung ein Anreizsystem zur Motivation der Mitarbeiter darstellen, da diese zu einem höhern Posten befördert werden können.
Die Vorteile liegen hierbei ganz klar dabei, dass der Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennt und sich in der Unternehmenskultur bewährt hat.
Kurzfristig kann eine Unterdeckung an Personal auch durch vorübergehende Mehrarbeit oder eine Urlaubssperre geheilt werden.
Externe Personalbeschaffung
Neben der klassischen Stellenausschreibung kann Personal auch über Zeitarbeitsfirmen oder über einen Werkvertrag beschafft werden.
| Stellenausschreibung | Zeitarbeit/Leiharbeit | Werkvertrag |
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Stellenausschreibungen können über unterschiedliche Kanäle erfolgen (Zeitung, Internet,..) und sollten stets kurz und präzise gehalten werden. Sie sollten zielgruppengerecht den Interessen nach abgestimmt sein, ohne dabei das AGG zu verletzen. Das bedeutet vor allem, dass alle Stellenausschreibungen geschlechtsneutral formuliert werden müssen, um niemanden von vornherein zu diskriminieren. |
Im Arbeitnehmerüberlassungs-vertrag kann das entleihende Unternehmen flexibel Mitarbeiter aus Zeitarbeits-unternehmen beschaffen. Dies macht in der Regel nur kurzfristig Sinn, da die Personalkosten für einen Leiharbeiter pro Zeiteinheit höher sind als bei Festangestellten. Dazu kommt der Aufwand der ständig neuen Einarbeitung und eine oftmals mangelnde Qualifikation. |
Der Werkvertrag nach § 631 BGB sieht eine vorher vereinbarte Vergütung beim Erfolg einer festgelegten Leistung vor. Der Arbeitgeber gibt das Zeit- und Kostenrisiko an den Arbeitenden ab, aber hat diesem gegenüber dafür auch kein Weisungsrecht. Wird dennoch von Anweisungen Gebrauch gemacht, so wird aus dem Werkvertrag ein Dienstvertrag (§ 611 BGB) durch konkludentes Handeln. |
Die Vorteile von externen Mitarbeitern werden insbesondere bei strukturellen Veränderungen geschätzt, da sie neue Perspektiven mit ins Unternehmen bringen und (noch) nicht unter der typischen Betriebsblindheit leiden. Daneben ist die Auswahl an qualifizierten Arbeitskräften auf dem Arbeitsmarkt wesentlich größer.
Richtige Personalauswahl
Die Auswahlentscheidungen von Bewerbern sollten möglichst rational getroffen werden durch objektive, zuverlässige und valide Auswahlverfahren. Das bedeutet, dass im Idealfall jeder andere Personalmanager die gleiche Auswahl getroffen hätte und eine Wiederholung zu den gleichen gültigen Ergebnissen führt.
Daneben müssen rechtliche Ramenbedingungen eingehalten werden und der betriebene Aufwand für die Personalauswahl zur Rangebene der Stelle passen. Bsp.: Es wäre unverhältnismäßig kostspielig und ineffizient, mit einer Reinigungsaushilfe ein mehrtägiges Auswahlverfahren durchzuführen.
Mögliche Auswahlmethoden sind:
| Bewerbungsunterlagen |
Überprüfung auf Sauberkeit und Authentizität: |
| Interview | Vorstellungsgespräche können frei, strukturiert oder standardisiert sein. Häufig werden dort auch Übungen wie Rollenspiele eingesetzt. |
| Testverfahren | Es können Tests durchgeführt werden, um die Leistung oder Intelligenz des Bewerbers zu testen. |
| Assessment-Center | Im Assessment-Center werden häufig Gruppenübungen durchgeführt. Die Entscheidung wird über eine Positivauswahl getroffen ("Wer sticht hervor?"). |
Nicht selten werden die oben genannten Verfahren alle eingesetzt, um sich ein umfassendes Bild von dem Bewerber machen zu können.
Personalaufnahme
Nach einer erfolgreichen Auswahl im Bewerbungsverfahren folgen bis zum Arbeitsbeginn noch folgende Schritte:
- Zustimmung des Betriebsrates einholen (sofern vorhanden)
- Arbeitsvertrag (spätestens bis einen Monat nach Arbeitsbeginn gem. § 2 I NachwG)
- IT-Zugänge und Betriebsausweise beantragen
- Sozialversicherungsunterlagen anfordern und den Arbeitnehmer sozialversicherungspflichtig bei der Krankenkasse anmelden
- Bankverbindung und Steueridentifikationsnummer & Geburtsdatum vom Arbeitnehmer einholen
Bei Fragen über den Einstellungsprozess kann sich der Arbeitgeber stets an die Industrie- und Handelskammer (IHK) wenden.
Employer Branding
Nicht nur der erste Eindruck von einem neuen Mitarbeiter ist entscheidend, sondern auch der erste Eindruck, den dieser vom Arbeitgeber erlangt. Arbeitgeber möchten heute attraktiv auf Mitarbeiter wirken und diesen möglichst langfristig an sich binden. Das Employer Branding verfolgt genau diesen Ansatz und befasst sich mit der Frage, wie sich Unternehmen glaubwürdig am Arbeitmarkt positionieren.
Personal vergüten
Geld wird insbesondere von jüngeren Generationen vor allem als Hygienefaktor angesehen. "Geld hat man zu haben", - zumindest soviel in gerechter angemessener Höhe, dass man sich alle Freuden des Lebens leisten kann. Ein höherer Lohn motiviert die meisten nicht zwangsläufig zu besserer Arbeit. Fühlen sich Angestellte allerdings ungerecht entlohnt, führt dies zu großer Unzufriedenheit.
Verschiedene Arbeitsbewertungsverfahren sollen anhand ausgewählter Kriterien eine angemessene und gerechte Lohnhöhe des Einzelnen ermitteln:
Summarische Arbeitsbewertung
Die summarische Arbeitsbewertung sieht eine pauschale Entlohnung für die Stelle oder einer Lohngruppe vor.
- Rangfolgeverfahren
Alle Stellen werden direkt miteinander verglichen und in einer Rangfolge aufgelistet, nach der sich die Entlohnung richtet. - Lohngruppenverfahren
Die Stellen werden anhand ihrer Aufgaben in genau definierte Lohngruppen einsortiert. Die Entlohnung erfolgt pauschal in einer Lohngruppe. Dieses Verfahren hat in der Praxis die höchste Anwendung.
Bsp.: Tarifgruppen in Banken
Analytische Arbeitsbewertung
Die analytischen Verfahren der Arbeitsbewertung zerlegen die Arbeit in kleinschrittige Teile und bewerten so sehr genau und transparent die Leistung des einzelnen Mitarbeiters. Zunächst werden hierbei brachentypische Anforderungsarten an eine Stelle festgelegt. Darunter fallen beispielsweise Fachwissen, Verantwortung, Belastung oder besondere Arbeitsbedingungen. Häufig wird hierzu das Genfer Schema zur Hand genommen.
- Rangreiheverfahren
Die Anforderungsarten werden je nach Stelle prozentual gewichtet. Es wird eine Rangreihe der einzelnen Anforderungen gebildet, wofür jeweils Punkte vergeben werden. Durch Multiplikation der prozentualen Anforderungen mit den jeweiligen Punkten ergibt sich ein Maß für die Entgelthöhe. - Stufenwertverfahren
Die Anforderungsarten werden je nach Stelle prozentual gewichtet. Es werden nun verschiedene Stufen (i.d.R. 5 Stufen mit 1-5 Punkten) definiert, in diese die Stellen je Anforderungsart einsortiert werden. Durch Multiplikation der prozentualen Anforderungsarten der Stelle mit den Punkten der Stufe ergibt sich ein vergleichbares Maß der Entgelthöhe.
Die analytischen Verfahren sind in ihrer Durchführung wesentlich komplexer als die summarischen Verfahren. Der Vorteil liegt dennoch bei einer sehr transparenten und für den Arbeitnehmer nachvollziehbaren Entlohnung.
Lohnformen
1. Zeitlohn
Beim Zeitlohn erhält der Arbeitnehmer einen festen Lohnsatz pro Zeiteinheit an geleisteter Arbeit. Er ist dem Unternehmen hierbei keinen Erfolg geschuldet, sondern allein die geleisteten Zeiteinheiten sind ausschlaggebend für die Entgeltberechnung.
Für den Arbeitgeber sind die Lohnkosten pro Stück regressiv fallend, je mehr Leistung der Arbeiter zeigt.
2. Leistungslohn/Akkordlohn
Modellhaft wird der Arbeitnehmer beim Leistungs- bzw. Akkordlohn pro erbrachte Leistungseinheit bezahlt. Die Lohnkosten pro Stück sind hierbei für das Unternehmen konstant.
Insbesondere durch die Regelungen des § 138 BGB (Sittenwidrigkeit) und das Mindestlohngesetz (MiLoG) kann diese Variante in Deutschland in ihrer reinen Form nicht durchgeführt werden. Diese Variante geht auf den Taylorismus zurück.
3. Prämienlohn
Häufig finden sich Regelungen zu spezieller Prämienentlohnung in Arbeitsverhältnissen: Es wird ein fixer Grundlohn auf Zeitlohnbasis mit einer variablen Leistungsprämie und ggf. einem (Unternehmens-)Bonus kombiniert.
Diese Lohnform eignet sich hervorragend zur Motivation der Mitarbeiter.
Im Bankwesen werden tariflich bezahlte Mitarbeiter klassisch nach dem Zeitlohn-Verfahren entlohnt. Außertariflich bezahlte Mitarbeiter, wie höhere Führungskräfte, erhalten in der Regel einen Prämienlohn.
Tarifverträge
Im Sinne der Koalitionsfreiheit (Art. 9 Abs. 3 GG) dürfen sich Arbeitnehmer in Gewerkschaften organisieren und von ihrem Streikrecht Gebrauch machen (§ 2 TVG). Durch Tarifverhandlungen werden für die Mitglieder der Gewerkschaft Tarifverträge geschlossen, die danach für den Arbeitgeber verbindlich gelten (§ 3 TVG).
Den Anspruch auf die Tarifvereinbarungen haben nur Gewerkschaftsmitglieder, da diese so ihren Beitrag leisten. Dennoch werden in der Praxis viele Arbeitgeber dennoch den Tariflohn bezahlen, damit nicht alle Arbeitnehmer zwangsläufig in die Gewerkschaft eintreten und ggf. vom Streikrecht Gebrauch machen können.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat außerdem das Recht, Tarifverträge branchenspezifisch für allgemeingültig zu erklären (§ 5 TVG), wodurch alle Unternehmen in dieser Branche den Tarifvereinbarungen nachkommen müssen.
| Tarifbindung aus Unternehmenssicht | |
|---|---|
| Chancen | Risiken |
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Entgeltberechnung
Die Verhandlungsbasis stellt im Arbeitsverhältnis stets das Bruttoentgelt dar, auf dessen Grundlage Steuer- und Sozialversicherungsabzüge stattfinden.
Weitere Informationen über die Berechnung des Nettoentgeltes erhalten Sie in den Steuer-Seiten!
Personal entwickeln
Employability
Zentrales Thema im Bereich der langfristigen Personalentwicklung ist die Employbility von Arbeitnehmern. Darunter wird in erster Linie die Fähigkeit von Mitarbeitern verstanden, sich selbst und ihre Kompetenzen an sich wandelnde Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt anzupassen. Ferner ist es die Lernbereitschaft, Veränderungsfähigkeit und Eigenverantwortung der Mitarbeiter neue Trends selbstständig zu verfolgen.
Dies wird vor allem im Zuge der branchenübergreifenden Digitalisierung wichtig, damit man bei der rasanten Veränderlichkeit nicht den Anschluss verpasst.
Employability bedeutet aber auch die Beweglichkeit der Arbeitnehmer im Bewusstsein, dass ein Arbeitsleben heute sehr viel länger dauert als noch vor einigen Jahrezehnten. Um in einer Zeitspanne von 45 Jahren Arbeit die Balance nicht zu verlieren, gibt es drei wichtige Voraussetzungen:
- Identifikation mit der Arbeit
Allein durch die Identifikation mit der Arbeit kann ein Arbeitnehmer eine intrinsische Motivation erleben auf aufrecht erhalten. - Gesundheit und Wohlbefinden
Jeder Mensch ist ein Millionenvermögen, wenn man die 45 Jahre Arbeitsleben in Geld ausdrücken würde. Umso wichtiger ist es daher, den Körper zu schonen und seine Grenzen zu kennen. - Qualifikation und Kompetenz
Die Qualifikationen und Kompetenzen müssen ein Leben lang geschult werden. Dabei sollte auch der Arbeitgeber unterstützend zur Seite stehen.
Ausbildung
Die Berufsausbildung wird in Deutschland von der Industrie- und Handelskammer (IHK) überwacht und unterstützt. Eine Besonderheit im Vergleich zu anderen Ländern ist hier die Dualität, d.h. dass die Auszubildenden in der Berufsschule die Theorie lernen und im Ausbildungsbetrieb die Praxis erfahren.
Die IHK bietet in Zusammenarbeit mit den Berufsschulen 270 staatlich anerkannte Ausbildungsberufe an und führt in einem eigenen Register alle laufenden Ausbildungsverträge (§ 34 BBiG). Hierbei gibt es Ausbildungsberufe mit Spezialisierung und ohne Spezialisierung.
Darüber hinaus überwacht die IHK die erforderlichen Anforderungen an den Ausbildungsbetrieb: So dürfen nur Betriebe mit einer ausreichenden persönlichen und fachlichen Eignung Ausbildungsverhältnisse abschließen (§§ 27 ff BBiG). Sieht die IHK dies nicht gegeben, kann sie die Einstellung von Auszubildenen untersagen.
Zu Beginn der Ausbildung wird ein persönlicher Ausbildungsplan erstellt, der die Einblicke in alle IHK-prüfungsrelevanten Bereiche ermöglicht. Der Auszubildende führt während seiner gesamten Praxiszeit ein Berichtsheft, in dem er neu erlerntes strukturiert festhält. Dieses hat vor der IHK eine Beweisfunktion.
Die Durchführung der Zwischenprüfung und der Abschlussprüfung werden ebenfalls komplett von der IHK durchgeführt.
Unternehmen sehen in der betriebseigenen Ausbildung mehrere Chancen:
So können Auszubildende während dieser Zeit bereits sehr praxisnah auf die betriebsinternen Prozesse vorbereitet werden. Da Auszubildende günstiger als erfahrene Arbeitskräfte am Markt sind, haben die Unternehmen die Möglichkeit, junge Arbeitskräfte für einen festgelegten Zeitraum kennenzulernen und sich erst nach Abschluss der Ausbildung zu entscheiden, ob diese langfristig übernommen werden. Daneben ist die Ausbildung stets eine sichere Chance, Fachkräfte in das eigene Unternehmen zu holen.
Instrumente der Fortbildung
| Methoden der Fortbildung | ||
| Schulungen | Erfahrungen | Feedback |
| Vorträge |
Job-Enrichment Job-Enlargement Job-Rotation |
Coaching |
| Konferenzen | ||
| Planspiele | Mentoring | |
| E-Learning | ||
Ein weiteres Instrument kann das Blended Learning sein, was auch als integriertes Lernen bekannt ist. Hierbei werden Präsenzveranstaltungen mit Online-Modulen verknüpft. Viele Universitäten praktizieren bereits dieses Modell, welches auch zunehmens ataktiver für Arbeitgeber wird.
Karrierewege
Mitarbeiter können in einem Unternehmen je nach ihren Wünschen und Fähigkeiten drei unterschieliche Laufbahnen einschlagen:
- Führungskarriere
Vertikaler Aufstieg mit Erweiterung der Verantwortung, Macht und der Kompetenzen - Fachkarriere
Erweiterung der Arbeit durch fachlich höhere Aufgaben, ohne zusätzliche Führungsfunktion - Projektkarriere
Vorübergehender oder dauerhafter Aufstieg in der Verantwortlichkeit und Entscheidungskontrolle in einem Projektteam
Personaleinsatz
Die Gestaltungsmöglichkeiten im Personaleinsatz erstrecken sich vor allem auf die Arbeitszeit. Hierbei müssen stets die Interessen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer in folgenden Punkten abgewogen werden:
- Dokumentation der Arbeitszeit
(EDV, Gleitzeitbögen, Anmeldung beim Chef, Keine) - Flexibilisierung der Arbeitszeit
(Gleitzeit, Schichtarbeit, Arbeit auf Abruf, Teil-/Vollzeit) - Langfristigkeit von Soll-Arbeitszeiten
(Pro Tag, Pro Woche, Pro Monat, Pro Jahr, Arbeitszeitkonten)
Beurteilung
Beurteilungen helfen Mitarbeitern dabei, ihre Stärken und Schwächen besser einschätzen zu können. Die beurteilende Person schätzt die Leitung aus Sicht des Unternehmens ein und und gibt dem Mitarbeiter ein Feedback.
Die Beurteilung wird in der Regel durch die disziplinarische Führungskraft oder einer dafür beauftragten Person (z.B. Unterweiser oder Personalmanager) durchgeführt und fasst die Eindrücke der anderen Teammitglieder und der Führungskräfte zusammen.
Die Beurteilung erfüllt eine Dokumentationsfunktion, die insbesondere im arbeitsrechtlichen Sinne relevant ist, falls es zu einer personenbedingten Kündigung kommen sollte. Daneben können Boni, wie das Arbeitsentgelt an eine gute Beurteilung gekoppelt sein, um den Mitarbeiter zu motivieren.
Eine Beurteitung kann als freier Text und/oder mit einer Punkteskala dargestellt werden. Sie dient auch dem Mitarbeiter zur Stellungnahme.
In der Praxis sollten die beurteilenden Peronen stets auf eine wertschätzende Formulierung der Beurteilung achten.
Zu Beachten sind typische Fehlerquellen in einer Beurteilung:
- Wahrnehmungsverzerrungen
z.B. Lorbeer-Effekt: Mitarbeiter wird für vergangene Erfolge weiter gelobt - Kognitive Probleme
z.B. Erinnerungsprobleme des Personalers - Bewusste Verfälschung
z.B. Lobbing (Wegloben) - Mitarbeiter wird hochgelobt, um ihn loszuwerden - Maßstabsprobleme
z.B. Tendenz zur Mitte
Beurteilende Personen sollten sich über diese möglichen Fehlerquellen im Klaren sein.
Personalfreisetzung
Die Maßnahmen zur Personalfreisetzung im Unternehmen sind grundlegende Instrumente des Personalmanagements.
Maßnahmen ohne Folgen auf den Personalbestand
Möchten Unternehmen in einem Unternehmensbereich Personal abbauen, so können sie die Mitarbeiter in einen anderen Bereich versetzen. Werden die Mitarbeiter dennoch in diesem Unternehmensbereich benötigt, so können auch Arbeitszeitverkürzungen ein effektives Mittel sein. So können beispielsweise Überstunden abgebaut werden. Ist der Mitarbeiter damit einverstanden, kann er auch in Teilzeit arbeiten. Auch die Möglichkeit eines mehrstufigen Vorruhestandes kann vereinbart werden.
Bei erhelblichen wirtschaftlichen Unternehmensproblemen können Mitarbeiter auch für max. 6 Monate in Kurzarbeit geschickt werden.
Maßnahmen zur Reduzierung des Personalbestands
Zu den gängigen direkten Maßnahmen gehören folgende Möglichkeiten:
- Kündigung
- Aufhebungsvertrag
- Einstufiger Vorruhestand
Daneben können weitere Maßnahmen durchgeführt werden, die indirekt und somit langfristig wirken: Die Personalbeschaffung kann durch Einstellungsstopps ausgesetzt werden und befristete Arbeitsverträge werden nach deren Ablauf nicht weiter verlängert.
Den Mitarbeitern steht nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu, das im Sinne der Wahrheit und des Wohlwollens zu erstellen ist (§ 630 BGB).
Weiterführende Literatur
Als weiterführende Literatur empfehle ich Ihnen neben dem BWL-Klassiker von Wöhe noch ein Buch vom Schäfer-Poeschel-Verlag: